Home Vincent's Column email organisatie en chaos

0 870

Het is zo verschrikkelijk moeilijk om georganiseerd te zijn in het leven. De hoeveelheid papier die een normaal mens over zich heen krijgt is hopeloos. Het begint dat de Amazon terreur toch wel zo’n 3 maal per week de meest geweldige boeken aflevert, en dat zijn alleen maar boeken die leuke mensen hartstochtelijk hebben aanbevolen, de meest briljante artikelen in het papieren NRC blijven ongelezen wachten op tijd en de hoeveelheid papieren post produceert altijd weer grote stapels die ik dan ook netjes moet opbergen.

De digitale wereld is nog veel erger. Het gevecht wat ik elke dag weer voer met mijn email is een race tegen de klok dat ik dank zij mijn blackberry gelukkig overal kan voeren en daarom nog enigzins binnen de perken kan houden.

Maar om die email daarna te organiseren! Dat is mijn probleem. Het gebeurd me zo vaak dat ik die ene powerpoint zoek, een rapport waar een bepaalde uitspraak in staat of een excel met een analyse. Maar meestal zoek ik dat mailtje om een afspraak te controleren of achtergronden van beslissingen te zoeken bij een project of de juiste persoon bij dat bedrijf te vinden. Eigenlijk is de email box en de harde schijf het beste archief van mijn leven en, zoals weer duidelijk bleek bij de officier van justitie Joost Tonino laat alles in het leven een email trail en een grote hoeveelheid documenten achter die niet makkelijk kwijt te raken zijn.

Sommige mensen, die ik ademloos bewonder, hebben een zeer gestructureerd folder systeem waarin documenten en emailtjes netjes gestructureerd geduldig wachten om weer teruggehaald te worden. Ik heb vaak al moeite om de namen te herinneren van de projectmappen waarin alles is opgeborgen. Dus meestal ga je dan weer bellen met iemand die het misschien wel weet, je doet het werk nog een keer of vergeet die briljante connectie die bij die organisatie werkt.

Het snel zoeken in email en op je harde schijf is een drama. Kan zo 5 minuten duren om mijn harde schijf en email programma te doorzoeken waardoor je het gewoon vaak niet doet. Internet liet ons zien dat het anders kon en als Google het in een tiende seconde kan vinden over 100 miljard pagina’s waarom kan die computer van mij dat dat ook niet denk je dan?

En natuurlijk kan die computer dat ook best. Gewoon met wat software gaat alles echt honderden keren sneller. Hier zijn 3 programma’s die ik iedereen kan aanbevelen. Als je outlook gebruikt dan is er LOOKOUT de eerste plugin die het zoeken tientallen keren sneller maakte. Alle Emails van Guido over Den Haag telecom? Alles Email met UMTS erin? In een paar seconden heeft het programma alles gevonden in alle mappen. Het was zo goed dat microsoft het bedrijf direct gekocht heeft en je kunt het gratis downloaden bij Microsoft.com.

Dan is er mijn favoriete programma www.x1.com . Dat zoekt niet alleen maar in al mijn email of mijn attachements maar ook in alle files op mijn harde schrijf. Minder dan 1/10 seconden om alles te doorzoeken. Het programma is het meest uitgebreide en nuttige dat ik ken maar kost 70 euro maar is het meer dan waard voor een professional. 

En dan is er het nieuwe desktop search programma van Google. Na een installatie van een paar minuten en een nachtje hard werken zoekt het naar alles wat je maar wil binnen een paar seconden in de vertrouwde google userinterface. Snel en gratis. Wel geeft het zoals altijd ook advertenties aan de rechterkant die gebaseerd zijn op wat je net gezocht hebt. Interessant als je een emailtje vind over die aankoop van het kantoorpand en dat dan een makelaars advertentie naast verschijnt. Bij Microsoft zou een hoop mensen over de rooie gaan en PRIVACY gillen. Bij google blijft het rustig.

In ieder geval is mijn digitale leven weer een stuk aangenamer! Kies zelf en geniet van de digitale rust.

NOG GEEN REACTIES

Reageer op dit artikel