Vergaderen kost 37 miljard en kan een stuk beter
Het Nederlandse polderlandschap waar we van houden of wat we haten drijft op 1 ding: vergaderen is de manier om besluiten te nemen. Nederland besteed maar liefst 25 miljard euro aan vergaderkosten. Van de 7 miljoen werkers doet 3 miljoen het elke week. Verder moeten daar dan nog 12 miljard bij opgeteld worden voor de reiskosten. In het bedrijfsleven wordt vaak geklaagd over lease auto’s maar dat is in totaal maar 5 miljard.
Ik ken een paar mensen die vergaderen leuk vinden en er goed in zijn. Die zitten vaak hoog in de boom en zijn succesvol maar de meeste mensen vinden het niets. Hoe zou dat nu beter kunnen? Enerzijds de gewone zaken, een goede terughoudende voorzitter, duidelijke agenda, strakke tijdsplanning en focus op beslissingen. We kennen het lijstje maar doen het vaak niet.
Tegenwoordig staan de vergaderzalen vol met laptops, blackberries en beamers waardoor je vaak tijdens de vergaderingen nog flink wat ander werk gedaan krijgt maar waardoor de concentratie en de kwaliteit achteruit kan hollen. Meerdere dingen tegelijkertijd doen lijkt geen probleem voor de jeugd maar mijn vriendin merkte op dat als ik met haar praat en de blackberry gebruik mijn IQ toch zeker 40 punten naar beneden ga en tekenen van alzheimer vertoon.
En om een vergadering te organiseren is een crime. Of het is een wekelijkse meeting die vaak doorgaat omdat het moet of het duurt 6 weken om een groepje bij elkaar te laten komen waardoor het project niet opschiet.
Nieuwe technieken help mij enorm om vergaderingen makkelijker te regelen. Het simpelste is een conference call voor groepen tot 5 personen die je tegenwoordig met je eigen mobiele telefoon makkelijk kunt starten. Het is veel eenvoudiger om een groepje voor 30 minuten rond 8 uur s’’ochtends bij elkaar te krijgen en vergaderingen zijn dan kort en efficiënt omdat de voorzitter het wel duidelijk moet regelen. Lees je gebruiksaanwijzing van je mobieltje. Hetzelfde kun je doen als iedereen ergens achter zijn PC zit met Skype waarmee je simpel met 5 mensen gratis kunt bellen met zeer goede kwaliteit geluid.
Om de focus erin te houden is het delen van een presentatie of word document handig, daarvoor gebruik je bijvoorbeeld www.glance.net een simpel product waarmee ongelimiteerde hoeveelheid mensen snel en makkelijk kunnen meekijken met je scherm voor $49 per maand, erg goed voor een training en het werkt ook binnen een bedrijfsnetwerk . Een goed elektronisch vergadersysteem is www.gomeeting.com wat meer kan, hetzelfde kost maar maximaal 10 mensen in een meeting kan managen. De top of the line is www.webex.com die 60% van de corperate markt heeft en bijna 400 miljoen dollar omzet in online meetings . Jan Baan heeft daar ooit een paar miljoen in geïnvesteerd en het bedrijf is nu miljarden waard dus dat had hij goed gezien. Een Europese speler is www.netviewer.com wat een prachtig vergader systeem heeft maar 2.500 euro per jaar kost voor 10 gebruikers.
Deze kosten zijn het probleem niet meer en dankzij breedband en goede PC’s werkt het elektronisch vergaderen tegenwoordig erg goed. In de USA begint deze manier van het nu normaal te worden, zeker door de grote afstanden. Maar voor mij is het elke keer weer een gevecht om groepen te overtuigen dat het niet altijd het hoogste goed is om naar een zaaltje te gaan en daar fysiek te vergaderen. Mensen overtuigen van nieuwe manieren van werken blijft bleeding edge, ook al is de techniek tegenwoordig goed en zijn de resultaten steeds beter.
Niet alle fysieke meetings hoeven te veranderen in op afstand vergaderen, maar 50% zou het file probleem een stuk oplossen en vaak een stuk efficiënter zijn.
