De Software hel van een ondernemer
Een hele hoop politici maken zich vreselijk druk om de administratieve lastenverlichting voor bedrijven. Er schijnen teveel regels te zijn die ondernemers in hun ketenen gevangen houden. Ik heb van al die regels niet zo veel last. Ik denk dat we zelf veel meer behoefte hebben aan administratieve software verlichting.
Wat moet een mens als ondernemer toch een hoop doen om software in zijn bedrijf uit te zoeken, te installeren te integreren, te leren en te gebruiken. Een simpel voorbeeld. Ik ben een aantal maanden geleden het bedrijfje www.pczapper.nl begonnen en heb een overzichtje gemaakt van de software systemen die ik en de andere 8 mensen moesten installeren.
Allereerst moesten de mensen natuurlijk een eigen pc hebben met o.a. Ms Windows en MS office. We communiceren met skype en MSN. We lezen nieuws met een Rss reader, gebruiken acdsee en snagit als grafische plaatjes programma’s, we browsen we met Firefox en gebruiken FTP om gezamenlijke bestanden uit te wisselen.
Natuurlijk werd er direct een internet opgezet. We gebruikte manbo als gratis open source content management systeem zodat het makkelijk is voor iedereen om zijn gedeelte van de website te veranderen.
Voor intern gebruik hebben we intranet wat beschermt is door een apart username en password en voor onze partners hetzelfde met een extranet zodat ze alle prijzen, voorraden, technische en strategische informatie kunnen vinden.
De internet site had natuurlijk direct een webshop nodig die we zelf maar schreven want het moest geïntegreerd worden met het verstrekken van serie nummers voor onze software hoewel je het veel goedkoper kunt kopen bij www.shopfactory.com. De software moest natuurlijk rekening houden met affiliaties die leads naar de website leiden en dealers die weer verschillende prijzen hebben.
Een goed internet betalings systeem was essentieel en werd geregeld door ogone die door veel internet shops gebruikt schijnt te worden maar je de creditcard payments wel even aanvragen bij paysquare, een bedrijfje van interpay.
Natuurlijk zijn we modern en hebben een logistieke partner die alles verstuurd maar we moesten wel ons backorder systeem met hun logistieke software integreren. Ook de 1e lijns support is uitbesteed maar alle FAQ’s, oftewel vragen en antwoorden moeten ook weer netje synchroon lopen met ons software bug systeem.
Internet bankieren software hadden we dacht ik perfect bij de rabo geregeld zodat we alle betalingen virtueel met 2 handtekeningen konden regelen maar later bleek dat die handtekeningen wel op dezelfde computer moesten gebeuren dus apart werken tussen boekhouding en directeuren was onmogelijk.
We gebruiken nu webex om samen te werken aan documenten in vergaderingen waarneer we niet in dezelfde ruimte zijn ook al willen sommigen microsoft livemeeting gebruiken als dit redelijk geprijsd zou worden.
Onze online CRM, een duur woord voor klant informatie software houdt alle klant en leadsinformatie bij en zorgt voor de juiste nieuwsbrieven.
De financiële administratie was eerst een gewoon pakket Exact maar dat bleek totaal niet te gebruiken als je op verschillende plaatsen in het land werkt aan de administratie. Nu kijken we naar www.exactonline.nl of www.reeleezee.nl waar je voor een paar tientjes per maand aan de gang kunt gaan.
Natuurlijk hebben we nog een paar blogsites, foto albums galeries, plannen voor een user driven wiki. En de programmeurs hebben source management systemen en de hele software wordt via een software development pakket gepland.
Als ik echt nog even wegdroom zou ik zo graag een notaris willen hebben die alle aandelen emissies via software en elektronische handtekening kan afhandelen maar dat blijkt gelukkig onmogelijk.
Ik heb nog vele systemen weggelaten (zoals email) want er zijn minstens nog een tiental systeempjes die overal in ons kleine beginnende bedrijfje de laatsten maanden zijn opgezet. Het is een wonder dat er nog gewoon werk wordt gedaan. En dan zijn wij nog erg handig, hoe doen normale bedrijven dit? Achter elk business proces zit een software systeem dat het weer anders aanpakt.
Zijn al die software systemen niet een veel groter probleem dan een paar simpele regels van de overheid? Daar gebruik je gewoon een software programmaatje voor!
